4. Documentos

Los documentos constan de dos partes:

1. La definición del tipo de documento
2. El proceso de entrega del mismo.

La definición del tipo de documento es la que especifica qué documento queremos gestionar, como por ejemplo un certificado, un contrato, un informe, etc.

El proceso de entrega es el que determina cómo se solicita, se envía, se valida y se recibe el documento.

El modo en que se gestiona la entrega y recepción de un documento se define en la plantilla y se ejecuta en los procesos en los que interviene. Además, el documento puede incluir información adicional que puede ayudar al resto de participantes a su comprensión, como datos complementarios, notas, comentarios, etc.

4.1. Entrega de un documento

La forma común de entregar un documento hoy en día es el envío como archivo adjunto en un correo electrónico. Sin embargo, esto acarrea muchos problemas, principalmente la saturación de documentos y correos electrónicos que dan lugar a la pérdida de control sobre el estado de nuestros propios procedimientos.

Además, el correo electrónico no garantiza la seguridad, la integridad ni la trazabilidad de los documentos. Por eso, la plataforma Trackline permite a los agentes que entregan la documentación seguir haciéndolo a través del correo electrónico, pero con una diferencia: es la plataforma la que recepciona en primer lugar esa documentación, la incorpora al proceso correspondiente y se encarga de verificar y distribuir esa documentación a quien corresponda. De esta forma, se simplifica el proceso de entrega, se mejora la gestión de los documentos y se aumenta la confianza y la transparencia entre los participantes.

4.1.1. Paso 1. Solicitud del documento

• El agente emisor del documento recibe un correo electrónico donde se indica que debe aportar uno o varios documentos.

Datos de una solicitud:

Campo	Tipo	Descripción
Documento	Texto	Descripción del documento junto con la información adicional que debe aportar.
PIN	Número	PIN de un solo uso que se puede utilizar para verificar el usuario en el momento de la entrega de la documentación.

• Al hacer click en Adjuntar documentación iniciará el proceso de entrega.

4.1.2. Paso 2. Adjuntar documentación

Una vez el agente emisor ha iniciado el proceso de entrega se abrirá una pantalla en su navegador tal como se muestra a continuación.

Datos de la pantalla:

Campo	Tipo	Descripción
Paso 1:
Adjuntar NOMBRE DOCUMENTO	Selector	Selector de archivos para adjuntar el documento.
Dato X	Texto	Campo de texto donde se indica la información solicitada. Puede haber más de un dato.
Paso 2:
PIN	Campo numérico	Se requiere un PIN válido para finalizar la operación.

4.1.3. Paso 3. Finalizar entrega

• En primer lugar el usuario emisor debe verificar al PIN introduciendo el PIN recibido en el correo electrónico o solicitando uno nuevo.
• Para ello introducirá el PIN en la casilla PIN y haremos click en Verificar.

• Una vez ha sido verificado el PIN se deben aceptar las políticas de privacidad y las condiciones del servicio.

• Finalmente debe hacer click en ENVIAR INFORMACIÓN. El proceso de entrega puede tardar unos minutos. El documento junto con la información adicional pasarán a formar parte del proceso.

4.2. Descarga de un documento

Una vez se ha completado la entrega de un documento ya se puede proceder a su descarga. Esto significa que el destinatario del documento puede acceder al mismo y guardarlo en su dispositivo o en su sistema. Hay dos formas de descargar un documento, dependiendo de si quien recibe el documento tiene o no acceso a la plataforma.

• Usuarios registrados: Los usuarios registrados son usuarios miembros de nuestra organización con acceso a la plataforma. Pueden descargar el documento desde la sección de procesos, donde podrán ver todos los documentos recogidos y validados.

• Participantes externos: Recibirá un enlace por correo electrónico que le permitirá descargar el documento de forma segura y sencilla.

4.2.1. Descarga para usuarios registrados

1. Desplegamos el detalle de un proceso del listado de procesos.
2. Seleccionamos una fase para ver los documentos que se solicitaron en ella.
3. En las opciones de la derecha del documento que queremos descargar hacemos click en el botón descargar.

4.2.2. Descarga para participantes externos

Los participantes externos que reciben la documentación siempre tienen el rol de Agente Receptor o Receptor.

1. El agente receptor recibirá un correo electrónico en el cual se indica que ha recibido un documento.

   

   Datos del correo electrónico :

   Campo	Tipo	Descripción
   Documento	Texto	Documento entregado.
   Fecha	Fecha	Fecha en la cual se entregó el documento.
   Proceso	Texto	Proceso al que pertenece el documento.
   Usuario	Texto	Usuario que entregó el documento.
   PIN	Código	PIN de un solo uso que se puede utilizar para verificar el usuario en el momento de la descarga de la documentación.

2. Si los datos recibidos son correctos el agente receptor hará click en el botón DESCARGAR INFORMACIÓN que abrirá una ventana como la que se muestra a continuación.

   

3. Ejecutar descarga.

   • En primer lugar el agente receptor debe verificar al PIN introduciendo el PIN recibido en el correo electrónico o solicitando uno nuevo.
   • Para ello introducirá el PIN en la casilla PIN y hará click en Verificar.

   

   • Una vez ha sido verificado el PIN se deben aceptar las políticas de privacidad y las condiciones del servicio.

   

   • Finalmente debe hacer click en DESCARGAR ARCHIVO. El proceso de descarga puede tardar unos minutos.

4.3. Validación de un documento

La tercera acción que se puede llevar a cabo con un documento es su validación. Esto significa que el documento debe ser verificado por un agente validador. La validación tiene como objetivo asegurar que el documento cumple con los requisitos y las normas establecidas. Requisitos para la validación:

4.3.1. Durante el diseño de una plantilla

• Cuando estamos diseñando una plantilla, en el paso 3 se debemos indicar que el documento que se está creando requiere validador.

  

4.3.2. Durante la ejecución de un proceso

• El agente validador recibirá una notificación donde se le indica que debe validar un documento.

  

• Al hacer click en VALIDAR INFORMACIÓN se abrirá una ventana de validación.

• El agente validador podrá acceder al documento y revisarlo haciendo click en DESCARGAR ARCHIVO.

  

• Si el documento es válido, introducirá el PIN facilitado y hará click en SÍ, VALIDAR.

• Si el documento no es válido o es necesario que vuelva a ser enviado, puede volver a solicitarlo notificándolo al emisor, acompañando la notificación con un mensaje aclaratorio y/o un documento adjunto si es necesario.

  

• El emisor recibirá la notificación y podrá reenviar un documento de nuevo, corrigiendo los errores o aportando la información necesaria.