2. Plantillas
Las plantillas son los modelos que te permiten crear y configurar los flujos de documentación que necesites en Trackline. Con las plantillas, puedes definir los pasos, los roles, las reglas y las acciones que se deben seguir en cada proceso.
En Trackline, puedes crear tus propias plantillas desde cero, o utilizar las plantillas predefinidas que te ofrecemos para diferentes casos de uso. También puedes editar, duplicar o eliminar las plantillas que hayas creado o utilizado.
Las plantillas te ayudan a automatizar y optimizar los procesos de documentación, al garantizar que se cumplan los requisitos y las condiciones que establezcas. Además, te permiten reutilizar y adaptar los procesos que hayas diseñado para diferentes situaciones o escenarios.
2.1. Crear una plantilla
En el menú accedemos a Plataforma / Trackline / Plantillas. Veremos un asistente que consta de 4 pasos.
2.1.1. Paso 1: Nueva plantilla
| Campo | Tipo | Descripción |
|---|---|---|
| Crear Nueva plantilla | Opción | Nueva plantilla en blanco. |
| Crear nueva plantilla a partir de una existente | Opción | Nueva plantilla clonada de una existente |
| Nombre de la plantilla (Obligatorio) | Texto | Nombre de la plantilla que vamos a diseñar |
| Nota (Opcional) | Texto rico | Texto por defecto que aparecerá en las notas de los procesos que incluyan esta plantilla |
2.1.2. Paso 2: Fases
Las fases son las etapas del proceso de recopilación de documentación digital. Cada fase tiene un objetivo, unos requisitos y unas acciones asociadas. Las fases se pueden configurar según las necesidades de cada caso de uso.
Añadir una fase
- Introducimos el nombre de la fase en el campo correspondiente y hacemos click en
Agregar
- En la sección de la derecha aparecerá la fase. Se pueden agregar tantas fases como se desee.
| Campo | Tipo | Descripción |
|---|---|---|
| Descripción de la fase (Obligatorio) | Texto | Nombre de la fase que deseamos agregar a la plantilla. |
| Crear nueva plantilla a partir de una existente | Opción | Se creará una nueva plantilla que será una copia de una existente |
2.1.3. Paso 3: Tipos de documento
En el paso 3 del asistente, puedes configurar los tipos de documento que quieres recoger, así como quién será su receptor y su validador. Por ejemplo, si quieres recoger un certificado de nacimiento emitido por el Registro Civil, debes seleccionar ese tipo de documento y asignarle un receptor (por ejemplo, tu empresa) y un validador (por ejemplo, una entidad externa que verifique su autenticidad). De esta forma, podrás automatizar la recogida, la validación y la entrega de documentación de forma eficiente y segura.
Datos del tipo documento
| Campo | Tipo | Descripción |
|---|---|---|
| Fase (Obligatorio) | Texto | Nombre de la fase que deseamos agregar a la plantilla. |
| Tipo de documento (Obligatorio) | Texto | Tipo de documento a recoger. |
| Datos adicionales (Opcional) | Listado | Información adicional complementaria al documento entregado. |
| Disparador | Opción | El documento al ser entregado permite al usuario pasar a la siguiente fase del proceso. |
| Es requerido | Opción | Esta opción hace que el documento sea o no sea obligatorio para completar el proceso. |
| Texto adicional: | Opción | Hace que la solicitud al emisor del documento llegue con un texto personalizado en la notificación. Se puede utilizar para dar instrucciones o aclaraciones al emisor. |
| Requiere validador | Opción | Esta opción hace que el documento deba ser validado por una entidad externa antes de ser entregado al receptor. Puedes elegir el validador de una lista de opciones. |
Insertar nuevo tipo de documento
Si no encuentras el tipo de documento que quieres solicitar, puedes crearlo tú mismo en el apartado “Crear tipo de documento”.
- Introduce el nombre del tipo de documento que quieres solicitar, selecciona el idioma y haz click en
Añadir a la lista.
| Campo | Tipo | Descripción |
|---|---|---|
| Nombre del tipo de documento | Texto | Nombre del tipo de documento agregar al sistema. Una vez creado estará disponible para otros procesos |
| Idioma | Selector | El idioma en el que estamos introduciendo el nombre. De este modo podemos tener tantas versiones del mismo tipo de documento como idiomas |
Insertar datos adicionales
Es posible configurar datos adicionales que acompañan al tipo de documento que estás insertando. Estos datos se solicitarán al emisor del documento cuando suba el documento a la plataforma. Puedes usarlos para recoger información relevante o complementaria al documento.
- Introduce el nombre del tipo de documento que quieres solicitar, selecciona el idioma y haz click en
Añadir a la lista.
Agregar el tipo de documento creado a la plantilla
- Una vez hemos introducido los datos relativos al tipo de documento que queremos solicitar, hacemos click en
Agregar. - En el panel de la derecha aparecerá el tipo de documento agregado.
Participantes
El siguiente paso es agregar los participantes en este documento. Los participantes son las personas o entidades que intervienen en el proceso de recogida, validación y entrega de documentación. Hay tres roles posibles:
- Emisor: Es quien recibe la solicitud por email y envía el documento a través de ese email.
- Validador: Es quien verifica que el documento es correcto y lo aprueba o rechaza.
- Receptor: Es quien recibe la documentación una vez validada.
- Para agregar participantes, haz clic en la opción
Agregar participante.
- Se abrirá una ventana en la que debes indicar el Rol
(Emisor/ Receptor / Validador)y los datos de contacto del participante. Puedes agregar tantos participantes como necesites.
2.1.4. Paso 4: Resumen
El paso 4 del asistente te muestra un resumen de la plantilla creada. Aquí puedes revisar los datos y las opciones que has configurado en los pasos anteriores. Si todo es correcto, haz clic en Finalizar para guardar la plantilla y salir del asistente. Si quieres modificar algo, puedes volver a los pasos anteriores usando los botones de navegación.
